Sistem dan Manajerial Organisasi

 

Inti dari organisasi adalah rapat dan kerja. Kedua hal ini menjadi fondasi yang membangun dinamika organisasi. Kebanyakan kita menganggap rapat sebagai sesuatu yang biasa saja. Padahal perkara rapat adalah salah satu hal yang paling fundamental untuk menjalankan organisasi.

Ini kesalahan yang lazim terjadi pada organisasi. Menganggap enteng rapat, apapun bentuk rapatnya, hingga banyak urusan organisasi tidak berjalan dengan baik. Karena begitu fundamentalnya rapat, bagaimana cara menyiapkan dan memimpin rapat pun harus dipahami oleh pimpinan organisasi.

Menyiapkan bahan rapat, membuat pointer, serta mengatur teknis rapat menjadi kunci dari berjalannya agenda ini. Kebiasaan yang kerap terjadi di organisasi ketika mengadakan rapat adalah tak tahu apa hal yang akan dibahas. Dan hal ini terjadi karena pimpinan tidak menyiapkan bahan-bahan yang bakal dibahas ketika rapat.

Mempersiapkan bahan menjadi kunci pertama dalam pelaksanaan rapat. Pimpinan harus mengetahui apa saja hal yang akan dibahas ketika rapat, dan dalam menyiapkan bahan ini pimpinan rapat (bila perlu) membuat pointer catatan untuk dirinya memandu jalannya rapat.

Hal-hal seperti ini cukup banyak terlupa dalam organisasi. Misal, ketika rapat pembentukan kepanitiaan satu kegiatan rapat hanya membahas soal tema, waktu kegiatan, serta kepanitiaan. Namun dalam rapat mereka alpa membahas timeline kerja hingga beberapa pekerjaan berjalan molor. Ini satu contoh dari kurangnya bahan yang disiapkan pimpinan ketika rapat.

Pointer catatan dapat membantu pimpinan untuk mengingat topik apa saja yang perlu dibahas ketika rapat. Ini penting. Walau sudah menyiapkan bahan bahasan rapat, tapi kealpaan masih bisa terjadi karena tidak adanya pointer catatan. Selain itu, pointer ini bisa menjadi semacam bukti kepada peserta rapat kalau pimpinan menyiapkan bahasan rapat ini secara serius.

Untuk membuat bahan rapat dan pointer ini, pimpinan dapat menggunakan mind maping untuk menentukan apa-apa saja hal yang penting dan perlu untuk dibahas. Secara sederhana mind maping adalah suatu pola pemetaan gagasan yang dituangkan dalam bentuk material berupa coretan atau pointer. Nantinya dari coretan terebut kita bisa memilih mana saja yang penting dan perlu untuk dibahas dalam rapat.

Selain dua hal tadi, pimpinan rapat juga perlu mengatur teknis rapat dengan saksama. Walau bahan dan catatan telah disiapkan, tanpa teknis yang tepat sebuah rapat bisa berjalan dengan tidak baik. Untuk pengaturan waktu, misalnya. Sebuah rapat bisa berjalan dengan tidak efektif ketika pembahasannya terlalu lama dan menyita waktu. Hal ini dapat membuat stamina peserta rapat terkuras dan pembahasan selanjutnya menjadi tidak berbobot.

Karena itulah, poin penting dalam organisasi yang berikutnya adalah perkara efisiensi. Poin ini dapat menjadi indikator baik tidaknya organisasi berjalan. Efisiensi dalam organisasi tidak hanya menyangkut persoalan waktu, tapi juga untuk persoalan biaya dan energi. Tanpa perencanaan yang benar, satu agenda bisa memakan begitu banyak biaya, menyita banyak waktu, dan menguras begitu banyak energi. Hal ini membuat organisasi berjalan kurang baik karena bakal membuat anggotanya terbebani.

Untuk membuat segalanya berjalan efisien inilah, kemudian diciptakan sesuatu hal yang bernama sistem. Sesuatu inilah yang nantinya bakal menentukan efektif tidaknya dan baik tidaknya kerja-kerja organisasi.

Seperti kata dasarnya, organ, organisasi membutuhkan satu sistem yang dapat mengatur mekanisme dan kerja organisasi. Layaknya organ-organ yang membentuk satu sistem agar mekanisme tubuh dapat bekerja, organisasi pun demikian. Membutuhkan sistem agar bisa berjalan.

Secara sederhana, sistem adalah satu hal yang digunakan sebagai panduan bagaimana cara organisasi bekerja. Sistem memiliki satu tujuan utama, membuat pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi menjadi sederhana. Karena sederhana itulah kemudian sistem dapat diimplementasikan dalam kerja-kerja organisasi yang berjalan dengan baik.

Satu lagi kesalahan yang lazim dilakukan orang-orang yang ada dalam organisasi, membuat satu sistem yang ditafsirkan secara rumit. Biasanya karena tidak bisa disederhanakan inilah kerja-kerja organisasi menjadi tidak efektif. Dan menjadi tidak baik tentu saja. 

Karenanya sistem tidak dibuat secara mutlak dan saklek. Sebagaimana sifat organisasi yang dinamis, sistem yang dibuat dalam organisasi pun harus dinamis mengikuti kebutuhan organisasi. Jika satu sistem yang berlaku di organisasi menjadi terlalu rumit dan tidak bisa diteruskan, maka sistem dapat diperbarui sesuai kebutuhan dan yang terpenting dapat menyederhanakan kerja-kerja organisasi.

Lalu untuk membuat suatu sistem dalam organisasi, kita dapat terlebih dahulu menentukan siapa mengerjakan apa, berapa lamanya waktu dan besaran biaya yang akan dikeluarkan. Dengan menentukan hal-hal tersebut terlebih dulu, maka pembuatan sistem dapat berjalan lebih mudah dan bisa membuatnya menjadi efektif.

Dengan mengetahui apa saja hal yang perlu dikerjakan, siapa yang cocok untuk mengerjakannya, berapa lama waktu dan besaran biaya yang dibutuhkan, kita dapat membuat satu sistem yang baik untuk dikerjakan organisasi.

Dalam persoalan membuat sistem ini, ada satu hal penting yang perlu diperhatikan. Yakni mendahulukan variabel objektif ketimbang variabel subjektif. Artinya, dalam membuat satu sistem kita perlu mengedepankan apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu baru memperhitungkan kapabilitas personal untuk pengerjaan. Jangan sampai karena para anggota kurang kompeten lalu kerja organisasi dibuat menjadi biasa-biasa saja.

Ada dua kesalahan utama terkait sistem yang biasa dilakukan oleh organisasi, juga anggotanya. Pertama adalah membuat sistem yang terlalu rumit. Padahal tujuan utama dari sistem adalah menyederhanakan perkerjaan. Namun dengan sistem yang rumit, jangankan menyederhanakan pekerjaan, memahami apa yang dikerjakan saja bisa menjadi rumit.

Kesalahan kedua yang biasa dilakukan adalah membuat sistem yang berantakan. Kesalahan ini biasa terjadi karena ketidakpahaman apa yang harus diperhatikan ketika membangun sistem. Kebutuhan kerja Seperti yang telah ditulis di atas, harus dipahami dengan baik agar sistem yang dibuat menjadi efektif dan tidak berantakan.

Setelah persoalan sistem selesai, saatnya kita membahas tiga hal penting untuk mengawal kerja organisasi. Ketiga hal tersebut adalah perencanaan strategis, monitoring, serta evaluasi. Tiga hal ini menjadi urusan yang amat menentukan baik tidaknya kerja orhanisasi.

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah perencanaan strategis. Dalam poin ini, organisasi perlu merencanakan apa saja agenda dan kerja-kerja yang bakal dilakukan organisasi. Hal ini biasanya ditentukan dalam rapat kerja yang dilakukan ketika organisasi dibentuk atau memiliki kepengurusan baru.

Lalu, poin penting selanjutnya adalah monitoring atau pengawasan. Kerja pengawasan diperlukan agar kerja-kerja yang telah ditentukan dalam perencanaan strategis dapat berjalan dengan baik atau setidaknya berada dalam jalur yang benar. Jika ada kerja-kerja yang tidak berjalan, melalui monitoring inilah hal tersebut dapat diperbaiki sebelum masa kerja selesai atau proyeknya gagal.

Dari hasil monitoring itulah, perlu diadakan satu mekanisme bernama evaluasi. Poin penting dalam evaluasi adalah menemukan apa saja solusi dari kesalahan-kesalahan yang ada. Karenanya, evaluasi menjadi amat penting dalam kerja-kerja organisasi.

Sayangnya, untuk urusan evaluasi inilah kebanyakan organisasi melakukan banyak kekeliruan. Terkadang ketika satu program atau kegiatan selesai dilakukan, evaluasi dilakukan sekadarnya demi memenuhi formalitas. Padahal poin penting dalam evaluasi inilah yang bakal menentukan kerja-kerja organisasi ke depannya.

Ada beberapa hal berbahaya yang kerap terjadi dalam evaluasi. Pertama adalah tidak adanya analisis yang dilakukan. Dalam evaluasi, analisis menjadi penting karena diperlukan untuk menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Jika tidak analisis, maka solusi bisa jadi tidak tepat atau bahkan tidak ditemukan solusinya.

Kedua adalah tidak tematik. Pembahasan dalam evaluasi yang tidak tematik dapat membuat evaluasi menjadi tidak fokus dan tidak dapat menghasilkan apa-apa. Lalu yang ketiga, evaluasi hanya bersifat responsif karena tidak memiliki solusi yang bisa menghindari kesalahan-kesalahan tersebut terulang.

Dan yang terakhir, juga yang paling berbahaya, evaluasi dilakukan bukan terhadap sistem melainkan terhadap personal. Evaluasi semacam ini hanya menjadi proses penghakiman terhadap personal-personal yang ada tanpa bisa menemukan solusi terhadap kesalahan yang (sebenarnya) disebabkan sistem yang tak baik. Hal Ini hal yang harus dihindari.

Mungkin akan ada lebih banyak hal yang patut kita bahas ketika membicarakan organisasi. Namun, dengan membenahi persoalan-persoalan di atas sebenarnya sudah cukup jika Anda ingin membangun organisasi dengan tepat. Karena kebiasaan mata melihat sesuatu yang menyilaukan di luar sana kerap membuat kita lupa borok-borok yang ada di dalam rumah sendiri.